Seit Sommer 2016 ist der Themenkomplex „Verwaltung 4.0“ in der Diskussion der Stadtverwaltung Heidenheim. Mitarbeiter aus dem Rathaus befassten sich intensiv mit diesem Thema. Insbesondere standen Projekte zur Entscheidung und Umsetzung an, die Bestandteile einer „Verwaltung 4.0“ sind.
Ein Brainstorming mit externer Unterstützung durch Hannes Sieber, SIZE Success, wurde mit Mitarbeitern aus dem Rathaus durchgeführt. Das Ergebnis wurde zusammengefasst und dokumentiert. Aus diesen Informationen, Überlegungen und Ideen entstanden die Idee und der Vorschlag für den Entwicklungsprozess „Digitale Kommune Stadt Heidenheim“.
„Digitale Kommune“ besteht aus drei Aspekten:
Städte sind gewachsene Organisationen – Organismen. Die Verwaltungen von Städten durch Menschen und Strukturen sind ebenso gewachsene Organisationen mit eigenen Kulturen, eigener Dynamik und eigenen Zielen.
Die Menschen, ihre Zusammenarbeit und Selbstorganisation sind ebenfalls (Aus-)Wirkungen aus langjährigem gemeinsamem Wachstum.
Bei der Zusammenarbeit und Selbstorganisation der Menschen handelt es sich um organische, eher unstrukturierte, nicht-lineare Entwicklungen, die zu großen Teil durch reale Veränderungen und Anforderungen, intern wie extern, angetrieben und (mit)gesteuert werden.
Dem gegenüber stehen, auch und gerade in Verwaltungen, die seit dreißig Jahren entwickelten Möglichkeiten und Chancen der Digitalisierung.
Auch sie sind gewachsen, jedoch meist im Sinne von Entwicklungsprojekten initiiert, geplant, gesteuert, entwickelt, vermarktet und verkauft. Hier handelt es sich um meist projektartig geplante, strukturierte, lineare Entwicklungen, die oft durch das technisch Machbare sowie visionären Ideen von Entwicklern angetrieben werden.
Es scheint nahe zu liegen, die Optimierung von Verwaltungsprozessen mit den Möglichkeiten und Tools der Digitalisierung durchzuführen.
Wären da nicht auch noch die Menschen….
Aus dieser Diskussion entstand daher die Idee, das eine zu tun und das andere nicht zu lassen, das heißt, auf zwei (oder auch mehr) Ebenen gleichzeitig zu arbeiten. Auf den Ebenen der Projekte und Prozesse.
Am Beispiel einer Stadtentwicklung können die beiden Ebenen (Projekte und Prozesse) gut unterschieden werden:
Die Entwicklungsprozesse werden durch Projekte angestoßen und unterstützt. Diese Entwicklungsprozesse entwickeln sich jedoch auch von selbst und sind durch die Projekte nicht komplett kontrollier- und steuerbar.
Daher werden im Entwicklungsprozess Digitale Kommune Stadt Heidenheim sowohl Projekte eingesetzt und Prozesse initiiert.
Als Arbeitsbasis soll eine (gedankliche) „Trennung“ zwischen Projekten und Prozessen nützlich sein. Wobei allen Beteiligten bewusst ist, dass in der Realität ein ständiger Austausch und eine ständige Wechselwirkung zwischen Projekten und Prozessen erfolgen werden.
Projekte
Die Bearbeitung der Projekte im Sinne des klassischen Projektmanagements wird vorrangig durch den Geschäftsbereich IuK und Organisation betreut.
Prozesse
Die Prozesse werden durch die internen „Change Agents“ angestoßen und in den Innovationsworkshops besprochen und weitere Entwicklungen angestoßen.
Die Begleitung und Beratung von Prozessen, insbesondere der Change Agents und der Moderation der Innvoationsworkshops werden durch Hannes Sieber, SIZE SUCCESS und Mitarbeitern aus dem Rathaus erfolgen.
Vernetzung – Schnittstellen – Cluster
Als Schnittstelle zwischen Projekten und Prozessen ist die Einrichtung eines Cluster sinnvoll. Also die wechselseitige Vernetzung und Bündelung von Informationen und Impulsen sowohl von Seiten der Projekte wie von Seiten der Prozesse.
Aufgabe dieses Clusters ist, die für den Entwicklungsprozess „Digitale Kommune Stadt Heidenheim“ bedeutsamen Impulse und Informationen zu filtern und zusammenzufassen. Diese komprimierten Informationen werden dann wieder in die Projekte und Prozesse zurückgemeldet.
So entstehen die Vernetzung und das immer aktuelle Wissen darüber, was im jeweils anderen Entwicklungsbereich geschieht. Es werden mögliche Defizite erkennbar und können so bearbeitet werden.
Die Vernetzung ist eine Hol- und Bring-Aufgabe für alle Beteiligten.
Dieser Cluster wird in der Stadtverwaltung eingerichtet und mit Teilnehmern aus dem Geschäftsbereich IuK und Organisation sowie aus den Change Agents besetzt.
Im Entwicklungsprozess steht im Vordergrund, die Digitale Kommune nicht als „fertiges“ Produkt zu verstehen oder zu erwarten, sondern als kontinuierliche Prozesse, die ohnehin geschehen, nicht zu stoppen und schon gar nicht umkehrbar sind.
Prozesse sind dann erfolgreich, wenn sie für die Arbeitsbereiche von Führungskräften und Mitarbeitern nutzenbringend gestaltet werden.
Für die Akzeptanz und die aktive Mitarbeit durch Führungskräfte und Mitarbeiter ist es sehr hilfreich, wenn der Entwicklungsprozess Digitale Kommune Stadt Heidenheim von Beginn an positiv besetzt wird.
Das bedeutet, dass Attribute wie praktisch, erstrebenswert, hilfreich, praxisorientiert, arbeitserleichternd, mitarbeiterfreundlich, bürgerfreundlich, unterstützend, elegant, lösungsorientiert, etc. verwendet werden.
Auf keinen Fall sollte der Entwicklungsprozess Digitale Kommune Stadt Heidenheim negativ besetzt werden oder als angeordnete Maßnahme „von oben“ kommuniziert werden.
Die Idee ist dabei, den Entwicklungsprozess als natürlichen Prozess zu „behandeln“, ihn zu unterstützen und zu fördern und durch begleitende Maßnahmen mit Energie zu versorgen.
An diesen Innovationsworkshops nehmen die Mitglieder der Innovationszirkel bzw. die Change Agents (weiter unten erklärt) sowie interessierte Mitarbeiter und Führungskräfte und Hannes Sieber teil.
Aufgabe der Innovationsworkshops wird es sein, Entwicklungen zu erkennen, zu dokumentieren und neue Entwicklungen einzuleiten.
Projektarbeit
Das Projekt „Digitale Kommune Stadt Heidenheim“ ist in 4 verschiedene Bausteine eingeteilt.
Grundlage bildet der Baustein 1 mit der Einführung eines flächendeckenden Dokumenten-Management-Systems für die Verwaltung.
Im Baustein 3 sind Smart City Ansätze, die auch in den Erfolgsgeschichten separat zu finden sind.
Die Umsetzung eines Informationssicherheitskonzepts startet 2019.
Das Projekt „Digitale Kommune Stadt Heidenheim“ ist in 4 Bausteine eingeteilt.
Die Einführung dieses Enterprise-Content-Management-System (ECM) / Dokumenten-Management-System (DMS) ist ein zentraler Baustein hin zur digitalen Stadtverwaltung Heidenheim. Denn es geht nicht nur um die Einführung eines neuen Systems. Es geht vielmehr darum, die Anforderungen einer schnelllebigen und digitalen Welt auf positive Weise auch in der Verwaltung und in den Aufgabenstellungen jedes Mitarbeiters zu integrieren. Die Stadtverwaltung Heidenheim wird demnach zeitgemäße, bewährte und zuverlässige Werkzeuge und Prozesse für die Arbeit innerhalb einer digitalen Kommune erhalten und erarbeiten.
Konkret bedeutet das künftig und soweit „rechtlich“ möglich ein weitestgehend papierloses Arbeiten unserer Fach- und Führungskräfte. Ziel ist es, Fachverfahren anzubinden, die das Arbeiten effizienter machen.
So werden beispielsweise die Themenfelder Ablegen nach Aktenplan (Schreiben, E-Mails usw.), E-Akte, elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung im Zuge des eDokumentenmanagements erschlossen. Ziel ist hierbei auch die Reduzierung von Stauraum am und um den eigenen Arbeitsplatz sowie die Reduzierung der Archivflächen im Zusammenhang mit der Sanierung des Rathauses.
Phase 1 (2016/2017): Erarbeitung einer Einführungsstrategie ECM
Festlegung Stufenkonzept zur Umsetzung. Unterstützend wirken Change Agents am Prozessfortschritt innerhalb der Fachabteilungen mit. Identifizierung der Change Agents. Interviews mit ITEOS, Projektleitung und Fachbereichen, um Anforderungen etc. zu erstellen.
Phase 2 (2017): Testsystem
Vorbereitungen und Aufbau eines Testsystems (Basissystem).
Phase 3 (2018): Produktionssystem
Aufbau des Produktionssystems und Erschließung der Fachbereiche inkl. E-Akte, in denen schnell große Mehrwerte erzielt werden können.
Phase 4 ff. (2019-2022): Abschluss
Weitere Implementierung in Stufen.
Parallel zur Einführung des ECM/DMS im Zuge des Digitalisierungsprozesses der Stadtverwaltung wird gemeinsam mit ITEOS ein neues Informationssicherheitskonzept erarbeitet.
Zum Hintergrund: Der Bund hat das Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ den Landesregierungen auferlegt. Der Beauftragte des Landes Baden-Württemberg für Informationstechnologie plant die Einführung der E-Akte in der Landesverwaltung flächendeckend bis 2022.
Der dritte Baustein der Digitalen Kommune Stadt Heidenheim stellt die Smart City dar. Seit 1. Oktober 2018 werden vier Monate lang vier Anwendungsmöglichkeiten erprobt:
Wann und wo sind die Menschen in Heidenheim eigentlich unterwegs: Zu Fuß, mit dem Fahrrad oder dem Auto? Das müssen Verkehrsplaner genauso wissen wie Geschäftsinhaber. Dies erfolgt mittels einer Kamera in der Grabenstraße und durch WLAN-Technologie in der Hauptstraße.
Die großen im Boden eingelassenen Müllbehälter bekommen einen Ultraschall-Sensor. Dadurch muss der große Laster, der die Behälter entleert, nur hinfahren, wenn die Behälter auch wirklich voll sind.
Lärm, Schmutz und Sachbeschädigung im Schulhof? Kommt leider immer wieder vor, meistens im Schutz der Dunkelheit. Mittels WLAN-Technologie kann man sehen, wo und wie viele Mobilgeräte sich an solchen Stellen aufhalten.
Die Stadt bringt mit “Ich für uns” Menschen zusammen, die Unterstützung brauchen, und solche, die helfen wollen. Wie sind diese Menschen im Stadtgebiet eigentlich verteilt und was können wir verbessern, damit Angebot und Nachfrage zusammen passen?
Die Stadt Heidenheim arbeitet mit dem Test mit den Firmen Fujitsu und der CleverGroup zusammen, die das öffentliche W-Lan-Netz in Heidenheim betreibt. Für den Test wurden zusätzliche Sensoren installiert. Die Sensoren und die Kamera erfassen nur Bewegungen aus Handydaten und geben sie in Zahlenform wieder. Mit der Technik kann man weder Mobilfunknummern noch Autokennzeichen identifizieren oder gar einer bestimmten Person zuordnen.
Es gibt bereits erste Überlegungen aber noch keine konkreten Umsetzungen.
Prozessarbeit
Change Agents (kurz: CAs) sind Mitarbeiter und Führungskräfte aus allen Fachbereichen. Sie sind Entwicklungen gegenüber weitgehend angstfrei, können und wollen sich auf Wechsel und Veränderung einlassen und haben Freude daran Aufgaben aktiv anzugehen und wollen mit anderen Menschen zusammen etwas bewegen. CAs sind MitarbeiterInnen, die zu Agenten der Veränderung gemacht werden.
Mögliche CAs werden persönlich angesprochen und zur Mitarbeit eingeladen. CAs bekommen ein kurzes Methodentraining und werden regelmäßig mit Coaching unterstützt.
Diese CAs sind am Entwicklungsprozess „Digitale Kommune Stadt Heidenheim“ interessiert und bringen sich an ihren Arbeitsplätzen und Aufgabenbereichen ein. Sie unterstützen und fördern aktiv den Entwicklungsprozess in ihrem Einflussbereich.
Sie sind diejenigen, die aus der Palette an Möglichkeiten des Entwicklungsprozesses die für sie und ihren Aufgabenbereich nützlichsten auswählen und für sich und ihre Kollegen umsetzen.
Change Agents haben keine (Macht-)Befugnisse, sondern nehmen Einfluss. Sie interessieren sich für die Chancen und Möglichkeiten der Digitalen Kommune und arbeiten an den Maßnahmen aktiv mit, bzw. initiieren selbst Maßnahmen in ihren Einflussbereich.
Es kann sein, dass die Aktivitäten der Change Agents Erwartungen bei den Betroffenen, den Kolleginnen und Kollegen wecken. Das ist erwünscht, um in der Organisation das Interesse und die Neugier zur Digitalen Kommune Stadt Heidenheim zu wecken und zu fördern.
Erwünscht sind Erwartungen und Reaktionen der Mitarbeitenden und Führungskräfte im Sinne von:
Was ist das? Was bedeutet das? Was habe ich davon? Was hilft mir das? Welchen Nutzen habe ich/haben wir davon? Was muss ich dabei tun? Was kann ich dabei tun …?
Diese Erwartungen und auch Fragen spiegeln die Change Agents dann wieder zurück und stimulieren die aktive Auseinandersetzung von Führungskräften und Mitarbeitern im Entwicklungsprozess: Welche Vorstellung haben Sie davon? Welche Bedeutung sehen Sie? Was brauchen Sie? Was kann Ihnen konkret helfen? Welchen Nutzen brauchen Sie? Was können Sie dabei tun …?
Zusammengefasst: Die Change Agents kümmern sich aktiv um die Veränderungsprozesse! Es soll und wird nicht so sein, dass die Change Agents Anforderungen und Aufgaben sozusagen „einsammeln“ und dann als Aufträge an die IuK und Organisation geben werden.
Change Agents arbeiten an Arbeitsaufträgen im Projekt, von denen sie an ihren Arbeitsplätzen, in ihren Aufgabenbereich betroffen sind. Sie arbeiten an diesen Maßnahmen aktiv mit, die ohnehin die ihren sind.
Die Doppelrolle kann darin gesehen werden, dass sie von den Maßnahmen überzeugt sind und sie deshalb aktiv unterstützen: Als Mitarbeiter und als Change Agent.
Es entsteht so keine Doppelarbeit, aber ein doppelter Nutzen. Die Change Agents treffen sich im Innovationszirkel.
Diese Treffen werden selbst organisiert und terminiert. Aufgabe der Innovationszirkel ist der Austausch über die Entwicklungen im eigenen Arbeitsbereich und die Vernetzung von Maßnahmen für die gesamte Verwaltung.
Die Change Agents können dann in den Innovationszirkeln die für sie geeigneten und interessanten Maßnahmen in die Hand nehmen und umsetzen. Das können u. a. sein: Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Effektivität im Innovationszirkel und darüber hinaus, stärkere Vernetzung von Innovationszirkel, Change Agents und Mitarbeitern/Führungskräften, team- und bereichsübergreifende Maßnahmen zur Zusammenarbeit mit dem Ziel der Digitalen Kommune Stadt Heidenheim, Besprechung von Digitalisierungsideen, etc.
Die Innovationszirkel finden monatlich statt und dauern ca. 1 Stunde.
Aus Prozess-Sicht hat „es“ schon längst begonnen. Viele Menschen machen sich bereits Gedanken zum Thema. Es gibt eine Menge Fragen, Sorgen und erste Widerstände. Und es gibt Neugier, Freude, Motivation und ganz konkrete Ideen. Auch Ungeduld, endlich loslegen zu können.
Im Rahmen des Entwicklungsprozesses Digitale Kommune Stadt Heidenheim können Mitarbeiter und Führungskräfte Unterstützung durch internes und externes Coaching erhalten.
Eine weitere Maßnahme wird eine andauernde Kommunikation an alle Mitarbeiter sein.
Digitalisierung erfordert eine Veränderung im Denken und Handeln. Denn der Prozess „Digitalisierung“ kann nicht in einer Dienstanweisung angeordnet werden. Er findet ständig statt. Es ist also ein Veränderungsprozess (Change-Prozess). Diese Veränderung kann aber Angst machen „schaffe ich das überhaupt?“, „das habe ich jetzt schon seit 30 Jahren so gemacht, warum soll ich das jetzt anders machen“, „sowas Neumodisches brauche ich nicht“.
Veränderung bedeutet, dass man seine Komfortzone verlässt und sich auf ein neues, unbekanntes Gebiet begibt.
Natürlich gibt es Befürchtungen. Befürchtungen vor unbekannten, neuen Wegen, Möglichkeiten und auch Gefahren.
Diese Befürchtungen werden im gesamten Entwicklungsprozess ernst genommen und gemeinsam mit den Betroffenen nach Lösungen gesucht.
Dabei ist es ganz wichtig den MitarbeiterInnen begreifbar zu machen, dass digitale Werkzeuge nur dort eingesetzt werden sollen, die ihnen im täglichen Tun auch einen Nutzen stiften. Nur so erkennen sie den Mehrwert der Digitalisierung und kommen zu der Schlussfolgerung „ach das ist ja praktisch. Jetzt muss ich das gar nicht mehr so umständlich machen…“.
Die Frage ist also immer: Wer dient wem…
Das neue Intranet der Stadtverwaltung begleitet kommunikativ den Digitalisierungsprozess “Digitalen Kommune Stadt Heidenheim” und parallel das Digitalisierungsprojekt “enaio”, das flächendeckend über die komplette Verwaltung als neues Enterprise-Content-Management-System aufgesetzt wird.
Dabei dient das Intranet als Kommunikationsplattform für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auf der sie zu allen Neuerungen und Erfolgsgeschichten von analogen Arbeitsprozessen hin zu digitalen Arbeitsprozessen informiert werden. Diese Plattform zeigt, was Digitalisierung im Einzelnen bedeutet. Sie soll ermutigen und anspornen.
Chronik
In der Chronik werden MitarbeiterInnen laufend über neue Ideen, Prozesse oder Umgesetztes informiert, so dass der Prozess der Digitalisierung und die Entwicklung des Projekts enaio transparent bleiben.
Unter den einzelnen Beiträgen in der Chronik können Kommentare zum Thema oder Diskussionen eröffnet werden. Das fördert den Austausch untereinander.
Projekt
In diesem Bereich wird explizit auf das Projekt enaio und die verschiedenen Bausteine eingegangen. Dort finden sich u.a. Tutorials, also Erklärvideos, für MitarbeiterInnen.
FAQs
Auf dieser Seite werden häufig gestellte Fragen zum Digitalisierungsprozess beantwortet. Was sind die Change Agents, Was ist die Chronik, Netiquette von Kommentaren, etc.
Foren-Arbeit
Die CAs haben Zugriff auf ihr Change-Agent-Forum innerhalb des Intranets. Das ist ein interner, geschützter Bereich nur für CAs. Dort tragen die CAs neue Digitalisierungsideen ein, wie Arbeitsprozesse mit Hilfe digitaler Werkzeuge effizienter gestaltet werden können. Jeder neue Forumseintrag eines CAs setzt sich aus Problemstellung, Lösungsansatz, Mehrwert und Beschreibung zusammen.
Ideenspeicher
Dort erscheinen alle Beiträge mit Status „Idee“, „In Bearbeitung“, „Umgesetzt“ oder „Verworfen“. Diese Beiträge sind für alle MitarbeiterInnen sichtbar.
Foren-Arbeit
Jeder Beitrag kann den Status „Idee“, „In Bearbeitung“, „Umgesetzt“, „Verworfen“ oder „Idee zur Entscheidung“ haben. Alle 2 Monate treffen sich die CAs zu einem moderierten Innovationszirkel. Dort werden die eingetragenen Forenbeiträge besprochen. Oftmals gibt es Synergien zwischen den verschiedenen Fachbereichen. Zudem können die dort eingetragenen Ideen auch das Projekt enaio befruchten.
Gibt es eine „Idee zur Entscheidung“, wandert das Projekt in das Teilprojektleiter-Forum der Führungskräften und wird dort besprochen. Die Führungskräfte sind dabei Teilprojektleiter (im klassischen Sinne des Projektmanagements) des Projekts enaio.
Unverändert gelten für Oberbürgermeister Ilg vier strategische Handlungsfelder als Richtschnur der Kommunalpolitik und der praktischen Verwaltungsarbeit.
Die strategischen Ziele lauten „generationengerechte Stadt“, „Wohnstadt“, „Stadtentwicklung“ und „Bildung und Betreuung“. Dabei ist eine „solide Finanzwirtschaft“ Grundlage aller Planungen und Maßnahmen. Den Überbau dieser Ziele bildete bisher das Thema „Imagesteigerung“.
An dieser Stelle steht nun die „Digitale Kommune“. Dabei geht es um mehr als die Digitalisierung der Verwaltung und einen veränderten Zugang der Bürger zu den Behörden. Vielmehr durchdringt die Digitalisierung alle Bereiche des öffentlichen Lebens.
Der Weg zur digitalen Stadt Heidenheim ist bereits beschritten. In der Klausurtagung des Gemeinderats im Oktober 2017 wurde auf Vorschlag von Oberbürgermeister Bernhard Ilg die „Digitale Kommune“ zum Dach der strategischen Handlungsfelder, die kommunalpolitische Ziele und Entscheidungen des Gemeinderats und der Stadtverwaltung.
In der Klausurtagung des Gemeinderats am 22. Juni 2018 wurde das Vorhaben und die Module der Smart City dargestellt. In einem PoC (Proof of Concept) werden Szenarien zu den Themen Sicherheit, Sauberkeit, Verkehrsströme und Soziales konzeptioniert und über eine Cloudlösung bis Frühjahr 2019 (Beginn Oktober 2018) aufgebaut und zur Verfügung gestellt.
1. Verkehrsströme
Wann und wo sind die Menschen in Heidenheim eigentlich unterwegs: Zu Fuß, mit dem Fahrrad oder dem Auto? Das müssen Verkehrsplaner genauso wissen wie Geschäftsinhaber. Dies erfolgt mittels einer Kamera in der Grabenstraße und durch WLAN-Technologie in der Hauptstraße.
2. Sauberkeit
Die großen im Boden eingelassenen Müllbehälter bekommen einen Ultraschall-Sensor. Er misst den Füllstand des Müllbehälters. Dadurch muss der große Laster, der die Behälter entleert, nur hinfahren, wenn die Behälter auch wirklich voll sind.
3. Sicherheit
Lärm, Schmutz und Sachbeschädigung im Schulhof? Kommt leider immer wieder vor, meistens im Schutz der Dunkelheit. Mittels WLAN-Technologie kann man sehen, wo und wie viele mobile Endgeräte sich an solchen Stellen aufhalten.
4. Soziales
Die Stadt bringt mit “Ich für uns” Menschen zusammen, die Unterstützung brauchen, und solche, die helfen wollen. Wie sind diese Menschen im Stadtgebiet eigentlich verteilt und was können wir verbessern, damit Angebot und Nachfrage zusammen passen?
Alle Szenarien sind mit Videos detaillierter beschrieben und mittlerweile beendet.
Digitale Agenda der Stadt Heidenheim
Die digitale Agenda orientiert sich an den drei Dimensionen und beschreibt konkrete Maßnahmen innerhalb der vier strategischen Handlungsfelder der Stadt Heidenheim. Alle drei Dimensionen greifen ineinander und werden parallel bearbeitet.
Im Mittelpunkt aller digitalen Entwicklungen steht der Mensch und der konkrete Mehrwert für die BürgerInnen unserer Stadt. Unsere Überlegungen leitet die Frage, was den Alltag konkret erleichtert und wie sich die Stadt nachhaltig und zukunftsfähig entwickeln kann.
Die digitale Agenda für die Stadt Heidenheim ist eine individuell entwickelte, kompakte Digitalisierungsstrategie, um uns kontinuierlich, transparent und zielorientiert weiterzuentwickeln. Sie wurde zuletzt in der Gemeinderatsklausur im Oktober 2019 weiterentwickelt.
Die Stadtverwaltung digitalisiert schrittweise ihre interne Prozesse und Workflows.
Maßnahmen:
– E-Recruiting
– Digitaler Sitzungsdienst, Ratsarbeit
– Einführung des E-Dokumentenmanagements / E-Akte
– Weitestmögliche Integration der Fachverfahren in enaio mit dem Ziel der vollständigen E-Akte
– Entwicklungskonzept Digitale Kommune, Change Agents, Personalentwicklung
– Einführung eines Informationssicherheitskonzeptes
– E-Rechnung, Workflow Rechnungseingang
– Verbesserung der digitalen Infrastruktur im Gebäude, z.B. in Besprechungsräumen
– Einsatz von mehr Bildsprache und Videos (Tutorials)
– Stärkung der digitalen Kompetenzen aller Mitarbeiter*innen
– Digitale Poststelle
Die Stadtverwaltung digitalisiert Kommunikationsprozesse und Dienstleistungen medienbruchfrei entsprechend der gesetzlichen Möglichkeiten.
Die Stadtverwaltung bietet individualisierte Dienstleistungen / Messenger-Dienste über Smartphone an.
Maßnahmen:
– E-Vergabe
– Karriereportal
– Neue Webseite: https://smartcity.heidenheim.de
– Anmeldung Schwertransporte
– Serviceportal: Schaden melden, Veranstaltungen finden
– VHS online: Kurs suchen, finden, anmelden und bezahlen
– E-Ticketing (Web-Shop) für Veranstaltungen Oper, Meisterkonzerte, Kulturschiene, Theaterring, Stadtbibliothek
– OnlineShop für Souvenirs und regionale Produkte der Stadt Heidenheim
– Zentrales Anmeldeportal für Kindergartenplätze
– E-Bürger-Postfach
– Chatbot KORA mit Einbindung von service-bw in die KORA
– Aufbau eines Bürgerserviceportals mit digitalen Dienstleistungen: z.B. Baugenehmigungen, Bewohnerparken, Wohnungsgeberbescheinigungen, Gewerbean- und abmeldungen, Waffenrecht, Hundeanmeldungen usw.
– Terminreservierung online für Verwaltungsdienstleistungen
– www.heidenheimerleben.de – Online-Shopping in Heidenheim
– Cloudlösungen für Projekte unter Beteiligung externer Firmen (z.B. Gebäudemanagement)
Die Stadt treibt digitale Entwicklungen voran, die ihre Zukunftsfähigkeit sichern und die den Alltag ihrer Bürgerinnen und Bürger einfacher machen. Es werden dabei ausschließlich anonymisierte Daten verwendet, die durch Netzwerktechnik (Z.B. WLAN) und Sensorik nutzbar gemacht werden.
Die Stadt kooperiert nur mit Dienstleistern, die die Datenhoheit für die Stadtverwaltung sichern.
Welche digitalen Services wünschen wir uns in Heidenheim? Welche digitalen Anwendungen brauchen wir für den Alltag und die Arbeit in unserer Stadt? Wie wollen wir in Zukunft „smart“ leben?
Das sind die Leitfragen, mit denen wir uns am 29. Juni 2020 einen Tag lang beschäftigen wollen. Dazu sind ca. 45 ausgewählte Personen eingeladen, um gemeinsam Antworten zu finden, an denen wir weiterarbeiten können. Inspiriert von bereits erfolgreichen digitalen Anwendungen ist es Ziel des Tages, die fünf wichtigsten Entwicklungen zu konkretisieren, um diese entweder gleich dem Gemeinderat zur Entscheidung vorzulegen oder je nach Umsetzungsreife in „Living Labs“ unter Beteiligung von Hochschulen, Unternehmen/Startup’s, Experten/Bürgern und Verwaltung weiterzuentwickeln und dann zur Entscheidung im Gemeinderat vorzubereiten. Die umsetzungsreifen Maßnahmen fließen in die digitale Agenda unserer Stadt ein, die dann ebenfalls vom Gemeinderat verabschiedet wird.
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