Einführung der papierlosen Gemeinderatssitzung bei der Stadt Heidenheim

In der Gemeinderatssitzung am 25.06.2013 (GR 037 / 2013) hat der Gemeinderat ein Einführungskonzept für die iPads und eine Testphase für die Stadträte beschlossen.

Im Hinblick auf die Papierlose Gemeinderatssitzung wurde im Jahr 2014 das Sitzungsdienstprogramm „Session“ beschafft, welches auch eine App für die Papierlose Gremienarbeit anbietet. Die Verwaltung hatte sich damals für die App Mandatos2 für iPads entschieden. Die App Mandatos2 für iPads ist bereits länger auf dem Markt und damit weiterentwickelt als die Mandatos Android App. Die Entscheidung für die iPads fiel deshalb, da das iPad von der Bedienung her sehr einfach ist und stabil läuft.

Seit dem 22. April 2015 testen je zwei Mitglieder der Fraktionen die Arbeit mit dem iPad und der App Mandatos2. Im Juli wurde ein erstes Meinungsbild der Testgruppe abgefragt. Die Verwaltung hat sich umfassend mit den Stellungnahmen der Fraktionen zur Arbeit mit dem iPad und der App Mandatos2 auseinandergesetzt und diese dem Verwaltungs- und Finanzausschuss vorgestellt.

Für viele der genannten Punkte konnte die Verwaltung Lösungen anbieten. Für den großen Nachteil, dass immer nur ein Dokument auf dem iPad angezeigt werden kann, konnte jedoch keine Lösung gefunden werden und ist auch in der nächsten Zeit keine technische Weiterentwicklung zu erwarten. Somit ist ein schnelles Wechseln zwischen mehreren Anlagen oder von der Anlage in die Vorlage nicht möglich. Das Schließen, Öffnen und Wischen kostet Zeit und ist umständlich. Die Verwaltung wird aber diesbezüglich weiter mit dem Softwarehersteller in Kontakt bleiben und versuchen, auch andere Kunden für diese Produktverbesserung zu gewinnen.

Technik

Für die Umsetzung der Papierlosen Gemeinderatsarbeit wird von der Verwaltung das iPad Air 2 mit 16 GB, WIFI und Cellular (Mobilfunkausführung) vorgeschlagen. Der Preis für dieses Gerät inklusive einer beidseitigen Schutzhülle beträgt ca. 630 Euro. Sollten von den Stadträten weiteres oder anderes Zubehör gewünscht werden, müssten die Kosten dafür von den Stadträten selbst getragen werden. Die Mobilfunkausrüstung ist unverzichtbar, damit für die Stadträte die Möglichkeit besteht, das Gerät mit einer SIM-Karte auszustatten bzw. mit einem Mobilfunkanbieter einen Vertrag abzuschließen.

In den Sitzungssälen und Fraktionszimmern des Rathauses ist eine SIM-Karte nicht notwendig. Hier greift das iPad über das auf dem Gerät installierte Mobile Device Management (MDM) automatisch auf das städtische WLAN zu. Das iPad kann von den Gremiumsmitgliedern auch so eingestellt werden, dass es sich zu Hause automatisch in das eigene WLAN einwählt. Die Lebensdauer der iPads wird mit 5 Jahren angenommen, so dass ein Austausch der Geräte in der Regel nach einer Amtsperiode erfolgen wird.

Auf Wunsch des Gemeinderats hat sich die Verwaltung auch mit dem neuen iPad Pro beschäftigt. Dieses Tablet bietet die Möglichkeit, A 4-Seiten ohne zoomen darzustellen. Die für das Gremium in Frage kommende Variante ist aber doppelt so teuer als das iPad Air 2 und auch fast doppelt so schwer.

Den Stadträten wird deshalb das oben beschriebene iPad Air 2 mit Schutzhülle zur Verfügung gestellt. Sollte ein Gremiumsmitglied eine andere Variante des iPads wünschen, sind von ihm die Mehrkosten selbst zu tragen.

Software

Die Nutzung der App Mandatos2 bietet gegenüber dem Browserzugriff über das Gremieninfoportal folgende Vorteile:

– Die Markierungswerkzeuge der App können genutzt werden.
– Es ist ein Zugriff auf die Sitzungsunterlagen ohne Internetverbindung möglich, wenn der automatische Download einmal erfolgt ist.
– Der Datenschutz ist in einem hohen Maß gewährleistet.
– Im Sitzungssaal bzw. im Rathaus kann das iPad in das städtische WLAN eingebunden und somit eine sichere und stabile Internetanbindung gewährleistet werden.
– Eine Betreuung durch die Geschäftsstelle Gemeinderat bzw. den Geschäftsbereich IuK ist möglich.

Die Altersstruktur, die technischen Fertigkeiten und Neigungen der Gremiumsmitglieder sind sehr unterschiedlich ausgeprägt. Deshalb wird die Verwaltung für alle Gremiumsmitglieder auch den passwortgeschützten Browserzugriff auf die Sitzungsunterlagen über „SessionNet“ (Gremieninfoportal) ermöglichen. Somit können die Stadträte sich zum Beispiel von zu Hause aus mit dem eigenen Laptop oder PC über die Sitzung informieren und gegebenenfalls Sitzungsunterlagen ausdrucken.

In zwei Informationsveranstaltungen am 18. Februar und 23. Februar 2016 wurden den Gremiumsmitgliedern die Vorteile und Funktionen der App Mandatos2 und das Gremieninfoportal per Browserzugriff bereits vorgestellt.

Die Einführung der Papierlosen Gemeinderatssitzung macht aus Sicht der Verwaltung nur dann Sinn, wenn der Beschluss von einer großen Mehrheit der Stadträtinnen und Stadträte getragen wird. Die Entscheidung zur Papierlosen Gemeinderatssitzung bedeutet auch, dass vom gesamten Gremium künftig auf Papier verzichtet wird. Ein Parallelbetrieb von Papier und papierlos birgt viele Fehlerquellen und ist von der Geschäftsstelle Gemeinderat personell nicht leistbar.

Geplantes Vorgehen

Für den elektronischen Versand ist nach § 13 der Geschäftsordnung des Gemeinderates eine schriftliche Erklärung jedes einzelnen Stadtrats erforderlich. Diese Erklärung beinhaltet auch Sicherheitsvorschriften, die von allen zu beachten sind.

Nach der Beschlussfassung zur Einführung der Papierlosen Gemeinderatssitzung wird ermittelt, welches iPad für den einzelnen Stadtrat beschafft werden soll. Die Verwaltung weist bereits heute darauf hin, dass mit anderen und eigenen Geräten kein Zugang zum städtischen WLAN-Netz „HDH-Mobil“ möglich ist, da dafür das städtische Mobile Device Management auf dem Gerät vorhanden sein muss.

Je nach Rückmeldung muss für die Beschaffung der iPads eine Ausschreibung erfolgen. Es ist vorgesehen, ab April/Mai die Geräte auszugeben und die Stadträte zu schulen. Geplant sind Schulungen zum Browserzugriff auf das Gremieninfoportal, zur Bedienung des iPads und zur Nutzung der App Mandatos2. Auch wird ein Einzeltermin zur Einrichtung der Appel ID beim Geschäftsbereich IuK erforderlich sein.

Kosten

Im Haushaltsplan 2015 war für die Anschaffung der iPads ein Haushaltsansatz von 23.500 Euro vorgesehen. Dieser Ansatz soll als Haushaltsrest in das Jahr 2016 übertragen werden.

Fazit

Die Papierlose Gemeinderatssitzung und der Einsatz der iPads erfordern ein anderes Arbeiten und eine andere Sitzungsvorbereitung vom Gremium.

Beispiele:

– Sitzungsunterlagen sind vor der Sitzung herunterzuladen.
– Das iPad ist mit voll geladenem Akku zur Sitzung mitzubringen.
– Das Wechseln von der Vorlage zur Anlage kostet etwas Zeit.

Die Verwaltung spricht sich jedoch aus mehreren Gründen für die Einführung der Papierlosen Gemeinderatssitzung aus. Zum einen kann dadurch dem Gremium eine frühzeitigere Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen ermöglicht werden. Dies ist vor allem im Hinblick auf die Novellierung der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg und der dadurch erfolgten Änderung in § 34 von Vorteil. Denn ab dem 01.12.2015 muss die Einberufung zur Sitzung in der Regel mindestens sieben Tage vor dem Sitzungstag erfolgen. Bei der Berechnung der Siebentagefrist darf der Sitzungs-tag nicht mitgerechnet werden. Beim Postversand gelten Postsendungen erst am dritten Tage nach Aufgabe zur Post als zugestellt. In der Praxis würde dies bedeuten, dass die Sitzungsunterlagen sehr früh in der Verwaltung fertiggestellt und auch verschickt werden müssten und aktuelle Entwicklungen oftmals nicht mehr berücksichtigt werden könnten.

Des Weiteren können Papier-, Druck- und Verteilkosten eingespart werden. Außerdem wird dem Gremium ein Zugriff auf Sitzungsdrucksachen zurückliegender Sitzungen eingeräumt und es kann auch während der Sitzungen ein weitergehender Informationszugriff (Internet, Satzungen, Gesetze, Haushaltspläne usw.) erfolgen. Damit werden moderne Arbeitsmethoden angewandt und es wird eine gewisse Mobilität ermöglicht.