Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems

enaio ist eine Software von Optimal Systems. Das System optimiert und automatisiert alle Prozesse des Managements von Informationen mit dem Ziel, Unternehmenswissen effektiv nutzbar zu machen. Ob zentral oder dezentral, lokal oder weltweit: in jeder Branche, in jeder Abteilung.

Die Software bietet Vielseitigkeit, Flexibilität und Universalität. Sie ist die Grundlage für funktionale, innovative Lösungen, die verschiedenste Herausforderungen des Enterprise Content Managements meistern, und wurde an die Anforderungen der Stadt Heidenheim angepasst. Aus allen Fachbereichen wurden in individuellen Interviews Anforderungen an das neue System besprochen und diese sind nun in einem Customizing Konzept nach Dringlichkeit in das enaio eingearbeitet und angepasst worden.

enaio bietet unter anderem diese Möglichkeiten:

digitale Rechnungsbearbeitung, digitale Akten (e-Akte), Archivierung von eMails und deren Verwaltung, verwalten von Dokumenten, optimieren von Sitzungen, Integration /Schnittstellen in andere Systeme, scannen von Dokumenten, erstellen von Aktenplänen, sicheres Archivieren, vieles mehr…

Beschreibung

Wie bereits in der Sitzung des Gemeinderats am 26.10.2017 (Drucksache GR 112 / 2017) dargestellt, wurde mit dem Start des Projektes Digitale Kommune am 15.02.2017 der Startschuss zur Digitalisierung des Verwaltungshandelns eingeleitet.

Das Projekt sieht im Baustein 1 die Einführung des Enterprise Content Management-Systems (E-Akte, Workflows etc.) dvv.dokumentenmanagement vor. Das Produkt stammt von Optimal Systems und wird von ITEOS vertrieben. Mit der Einführung dieses Basissystems wird die Grundlage für die E-Akten in den Fach- und Geschäftsbereichen der Stadtverwaltung gelegt. Das Softwareprodukt ist im kommunalen Umfeld sehr verbreitet und wird von den Rechenzentren als strategisches Produkt gesetzt.

Zeitraum

2017 Phase 1: Erarbeitung einer Einführungsstrategie (Stufenkonzept).

ITEOS wurde mit der Erstellung eines Grobkonzeptes als Grundlage für die Erarbeitung einer Einführungsstrategie beauftragt. Als Ergebnis wurde der Verwaltung ein Stufenplan als Vorschlag für die weitere Vorgehensweise übergeben. Dieser Stufenplan wurde in der Verwaltung abgestimmt und mit kleinen Veränderungen verabschiedet.

2017 Phase 2: Parallel wurde mit der Vorbereitung und dem Aufbau eines Testsystems (Basissystem) begonnen. Derzeit werden weitere Grundfunktionalitäten ergänzt (z. B. Anpassung Adressdaten- und Mitarbeiterschrank).

2018 Phase 3: Ergänzender Aufbau des Produktionssystems.

In der Stufe 2 wird die „Basislösung“ dvv.dokumentenmanagement im Haus verteilt und geschult. In der Stufe 3 und Stufe 4 werden Individuallösungen (z. B. E-Personalakte, E-Steuerakte) und zentrale Lösungen (z. B. Vertragsmanagement, Bilddatenbank) installiert. In der Stufe 5 steht das Abbilden von Prozessen und Workflows an.

Kosten

Das Angebot vom 02.01.2018 beläuft sich derzeit bei einer geschätzten Projektlaufzeit von 4 Jahren auf ca. 574.000 Euro für Lizenzen, Dienstleistungen und Softwarepflege (z. B. für Schnittstellen zur Ausländerakte). Die Abrechnung der Dienstleistungen erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. Ein Softwarepflegevertrag für die Grundlizenzen ist erst ab dem 01.01.2022 verpflichtend abzuschließen.

Für den Haushalt 2018 ist ein Teil der notwendigen Anschaffungskosten (270.000 Euro) eingeplant worden. Enthalten sind hier:
– Softwarelizenzen mit den Basisfunktionen bzw. Modulen.
– Konfiguration der Produktionsumgebung (5 virtuelle Server).
– Die Grundinstallation mit dem Boorberg Aktenplan als Ablage.
– Schulungskonzept und Schulungsunterlagen.
– 28 Tage Basistraining, 28 Tage Aufbauschulung.
– Migration der Daten der Fach- und Geschäftsbereiche aus dem bisherigen DMS-System in das neue System.
– Einrichtung der elektronischen Ausländerakte im Fachbereich Bürgerservice, der elektronischen Personalakte und der Schnittstelle zum Sitzungsdienstprogramm im Fachbereich Zentrale Dienste, der elektronischen Steuerakte im Fachbereich Finanzen und Controlling, einschließlich verschiedener Pflegekosten für diese Module/Schnittstellen.
– Erweiterter Support durch die IIRU GmbH.

Für das Jahr 2019 ist folgendes geplant:
– Einrichtung der digitalen Bauakte und der elektronischen Wohngeldakte im Fachbereich Bürgerservice, der elektronischen Liegenschaftsakte im Fachbereich Finanzen und Controlling, der Hybridakte im Vermessungsbereich im Fachbereich Stadtentwicklung, Umwelt und Vermessung, der elektronischen Hochbauakte im Fachbereich Bauen.
– Einrichtung der zentralen Module Posteingang, Vertragsmanagement, Pressearchiv, Bilddatenbank.
– Start der Überführung der Datenlaufwerke in die elektronischen Akten.
– Erweiterter Support durch die IIRU GmbH.

Derzeit noch nicht im Kosten- und Stufenplan enthalten sind die „Anpassungsarbeiten (Customizing)“ in den Fach- und Geschäftsbereichen, diese haben sich erst grob in den Interviews herauskristallisiert und werden nach den Schulungen in 2018/2019 mit den Fach- und Geschäftsbereichen nochmals thematisiert (z. B. digitale Baustellenakte im FB 7, diverse Ergänzungen von Feldern, Auswahllisten, Suchfunktionen). Ebenfalls noch nicht enthalten sind die Kosten für die Anpassungen des Adressverfahrens bzw. der Import der Daten aus dem bisherigen Verfahren.

Des Weiteren wurde, um die mit der Umstellung zusammenhängenden weiteren Beschaffungen und Dienstleistungen vergeben bzw. beauftragen zu können, im Jahr 2018 eine Verpflichtungsermächtigung in Höhe von insgesamt 355.000 Euro in der Haushaltsstelle 0600-935000.900 mit aufgenommen (2019 167.000 Euro, 2020 97.000 Euro, 2021 91.000 Euro). Nach dem derzeitigen Angebot wird diese nicht in voller Höhe benötigt.